Voraussetzungen
Kenntnisse im Word, Excel, Layout, Briefe aufsetzen, Budgeterstellung, Finanzbuchhaltung und
-kontrolle inklusive relevanter Software sowie über die Funktionsweise der verschiedenen Organe der Kulturfabrik.
Die Verwaltung bestimmt das Pflichtenheft und die Anstellungsbedingungen wie Präsenz-Zeit, Lohn etc.
Sollte den abgemachten Anforderungen nicht nachgekommen werden, bestimmt die Verwaltung über die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses oder allfälliges Jobsharing.
Aufgaben
- Sitzungsteilnahme: Die regelmässige Teilnahme an den monatlich stattfindenden Verwaltungssitzungen sowie an den dreimonatlichen Vollversammlungen des Trägerschaftsvereins ist Pflicht.
- Präsenz-Zeit: Fixe Präsenz-Zeiten werden nicht verlangt.
- Korrespondenz: Die Korrespondenz ist per Email oder Post zu führen. Die Buchhaltung übernimmt insbesondere die Korrespondenz mit der Bank.
- Laufende Buchhaltung: Zur laufenden Buchhaltung gehören unter anderem die Erfassung der Zahlungseingänge und -ausgänge auf dem Bankkonto, welche monatlich zu verbuchen sind. Die Sollmieten (geschuldete Mieten inkl. Pauschalen etc.) sind ebenfalls monatlich basierend auf der Mietersollliste zu verbuchen. Ausserdem muss die Geländekasse viertel- oder halbjährlich basierend auf den Kassenblättern vom Verantwortlichen für die Geländekasse verbucht werden.
- Mietersollliste: Die Mietersolllisten der Mietparteien sind monatlich wie an der Verwaltungssitzung besprochen nachzuführen. Die Mietersollliste enthält Angaben über die Quadratmeter, Quadratmeterpreise, Mietzins, Verwaltungs- und Wohnpauschalen, Mitgliederbeiträge, Strom-Akontobeträge und Amortisationsbeträge pro Mieteinheit. Die Mietersollliste ist für jeden Monat abzuspeichern und als Beleg aufzubewahren.
- Mahnwesen: Das Mahnwesen ist monatlich auszuführen. Mieter mit Mietschulden, die mehr als eine Monatsmiete betragen, werden gemahnt. Es ist ein Excel-Blatt mit den notwendigen Aktionen und geschuldeten Beträgen sowie die aktuellen Kontoauszüge an den Büroverantwortlichen zu senden.
- Mitgliederbeiträge: Die Mitgliederbeiträge sind einmal jährlich zu erfassen und allen Mietern ist ein aktueller Kontoauszug zu versenden.
- Stromabrechnungen: Den Mietern mit einem Unterzähler, der über den Trägerschaftsverein läuft, muss einmal jährlich eine Stromabrechnung mit einem aktuellen Kontoauszug zugestellt werden. Die Stromabrechnung wird basierend auf den per Ende Jahr abgelesenen Stromzählern (separates Jöbbli eines Mieters) erstellt.
- Gegenverrechnungen: Jährlich sind die Gegenverrechnungen zwischen den Vereinen vorzunehmen und zu verbuchen. Die Informationen stammen aus der Buchhaltung (z.B. Verwaltungskosten) sowie von anderen Stellen (z.B. Energiekosten gemäss Übersicht vom Verantwortlichen für Lüftung & Heizung des öffentlichen Trakts). Die öffentlichen Vereine erhalten eine Abrechnung und aktuelle Kontoauszüge.
- Lohnbuchhaltung: Die vom Trägerschaftsverein angestellten Personen erhalten jeweils nach Jahresende einen Lohnausweis von der Buchhaltung. Ausserdem führt die Buchhaltung eine geeignete Übersicht über die Löhne, Sozialabgaben und Versicherungsbeiträge. Der Suva und der SVA sind jährlich die Lohnsummen zu melden.
- Schlüsselkasse: Die Buchhaltung erhält nach Jahresende eine Übersicht vom Verantwortlichen für die Schlüsselkasse eine Übersicht über die relevanten Veränderungen der Schlüsselkasse und verbucht diese. Die Buchhaltung gibt dem Verantwortlichen Anweisungen, welcher Betrag aus der Schlüsselkasse auf das Bankkonto zu überweisen ist.
- Jahresabschluss: Die Buchhaltung muss jährlich die relevanten Abschlussbuchungen vornehmen (z.B. Abschreibungen, Abgrenzungen, Rückstellungen, Gewinnverteilung, etc.) und einen Jahresabschluss erstellen. Die Belege sind in einem Abschlussordner aufzubewahren. Sofern vom Trägerschaftsverein gewünscht, wird der Jahresabschluss von einem Revisor geprüft. Die Buchhaltung ist bei der Revision dabei und klärt allfällige Fragen. Der finale Jahresabschluss (inklusive Vergleich mit ursprünglichem Budget) ist jährlich der Vollversammlung des Trägerschaftsvereins zur Abnahme vorzulegen.
- Jahresbudget: Die Buchhaltung erstellt basierend auf Erfahrungswerten und unter Einbezug der erwarteten Entwicklung sowie der Bauvorhaben (Absprache mit Baugruppe) ein Jahresbudget und legt dieses Anfangs Jahr der Vollversammlung des Trägerschaftsvereins zur Abnahme vor. Im Herbst ist jeweils ein Aufruf zur Eingabe von Budgetanträgen an der Vollversammlung des Trägerschaftsvereins zu machen.
- Information / Auskunft: Die Buchhaltung informiert die Verwaltung unverzüglich bei Liquidationsengpässen oder schlechtem Geschäftsgang. Ausserdem gibt die Buchhaltung den Mietern Auskunft bei Fragen zu ihren Mietschulden etc.
- PC / Belege: Alle wichtigen Dokumente (Mietersollliste, Mahnwesen, Abrechnungen, Belege, Jahresabschluss, Budget, Buchhaltungsprogrammdaten Briefe, etc.) sind digital auszuführen und gemäss dem Dateien-Raster im Büro-PC zu archivieren. Von den Daten muss regelmässig ein externes BackUp erstellt werden (USB-Stick, externe Harddisk o.ä.). Ausserdem sind die Buchhaltungsdokumente / -belege physisch im Büro oder im Archiv aufzubewahren.
- Abrechnung: Die geleisteten Stunden sind im entsprechenden Formular aufzulisten und dem Büroverantwortlichen eine Rechnung zuzustellen. Der Lohn wird vierteljährlich oder jährlich ausbezahlt. Es gilt der allgemeine Kulti-Stundenlohn, zurzeit 35.-/Std. Vorschussausgaben für Büromaterial, Portokosten und dgl. werden vierteljährlich abgerechnet. Die entsprechenden Quittungen sind beizulegen.