Voraussetzungen
- Kenntnisse im Word, Excel, Layout, Briefe aufsetzen
- Kommunikative Persönlichkeit
- Grundwissen über die Kulti (verschiedene Gruppierungen, Strukturen, Abläufe)
Aufgaben
- Sitzungsteilnahme: Die Teilnahme an den monatlich stattfindenden Verwaltungssitzungen sowie an den dreimonatlichen TräVe-VVs ist Pflicht.
- Telefondienst: Den Telefonbeantworter im Büro mindestens einmal wöchentlich, besser öfter, abhören und Rückrufe tätigen. Wenn nötig zuständige Kultipersonen kontaktieren. *
- Post: TräVe-Briefkasten mindestens wöchentlich leeren, Post sortieren (Ressortfächer), wenn nötig an betreffende Einzelpersonen weiterleiten. Eingeschriebene Sendungen etc. auf der Post abholen (Vollmacht organisieren). Bei Leuten die weggezogen sind, dem Postamt neue Adresse bekannt geben, wenn vorhanden.
- Mail: Mail-Konten alle paar Tage, mindestens zweimal wöchentlich abfragen, sortieren, weiterleiten und beantworten. täglich*
- Protokollversand/Sitzungsdaten: Die Protokolle und VV-Einladungen haben eine hohe Priorität! Sie haben so rasch als möglich an alle Mitglieder versandt zu werden, die meisten per Mail, einige wenige per Post, bzw. direkt in die Briefkästen. Die Sitzungsdaten sind auf der Homepage nachzuführen, die entsprechenden Protokolle zu den Sitzungen hochzuladen.
- Adresslisten: Die Adresslisten (mit Telefon- und Handy-Nummer, E-Mail) der Mieter- und BewohnerInnen, Verwaltungs- und Stiftungsmitglieder sind laufend nachzuführen. Die aktuellen sind im Büro-PC abzuspeichern und in der Dokumenten-Verwaltung der Kulti-Page zu publizieren. Es ist ein Adressordner zu führen, in welchem für die Kulti wichtige Adressen (Handwerker, Veranstalter, Gönner und Sponsoren, Behörden, etc.) enthalten sind.
- Raumverzeichnis/Pläne: Das Raumverzeichnis sollte periodisch (ca. alle 6 Monate) aktualisiert werden. Kulti-Pläne sind zu archivieren.
- Archiv Betreuung: Dem Bürojob fällt die regelmässige Organisation und Beaufsichtigung der Archivführung (Papierarchiv) zu. Für die konkrete Ausführung der anstehenden Arbeiten ist eine separate Gruppe/Einzelperson zuständig (kann je nach Bedarf zusammengesetzt werden).
- Das Führen des digitalen Archivs gehört zum Bürojob.
- Allgemeine Büroarbeiten: Nach Bedarf Schreibarbeiten, Schriftverkehr für Mahnwesen, Aufrufe, Beschriftungen etc.
- Zahlungsaufträge an ZKB: Monatlich (oder nach Bedarf öfter) ist mit den vorgesehenen Formularen ein Zahlungsauftrag an die ZKB zu erstellen, mit welchem die eingegangenen Rechnungen beglichen werden. Bei grossen Beträgen ist Rücksprache mit der Buchhaltung zu nehmen (Controlling/Liquiditätsabklärung). Die Originale der bezahlten Rechnungen werden der Buchhaltung zur Ablegung übergeben.*
- PC: Alle wichtigen Dokumente (Protokolle, Briefe, Pläne, Adresslisten, etc.) sind digital auszuführen und gemäss dem Dateien-Raster im Büro-PC zu archivieren. Von den Daten muss regelmässig ein externes BackUp erstellt werden. (USB-Stick, externe Harddisk o.ä.). Die allgemeine, regelmässige Wartung des PC obliegt dem PC-Administrator (separates Jöbbli).
- Veranstaltungswesen: Eine Liste aller geplanten Veranstaltungen von KultiHalle, EKG, KoKo und Fremdveranstaltern ist alle zwei Monate an unmittelbare Nachbarn (BWM, Schläpfer, Sandbühl-BewohnerInnen) und an die Stadtpolizei Wetzikon zu übergeben. Darauf muss ersichtlich sein, wer für die jeweilige Veranstaltung zuständig ist (Götti), samt dessen Telefon-Nummer. Ein Tool für das Erstellen dieser Liste ist im internen Bereich der Homepage unter „Events“ eingerichtet. Die Führung des Kulti-online-Kalenders ist Sache der jeweils veranstaltenden Vereine (KoKo, KultiHalle, EKG etc.), ebenso die Werbung.
- Büromaterial: Papiervorrat verwalten und bei Bedarf ergänzen. Desgleichen bei Kugelschreibern, Klebeband, Büroklammem, Ordnern etc.
- Wartung Kopierer: Allgemeine Wartungsarbeiten und Reinigung, Papier nachfüllen.
- Übersicht: Wissen wo sich was im Büro befindet. Beschriften wo nötig.
- Ordnung und Sauberkeit: Aufräumen und Reinigen des Büros. Leute die ihr Puff hinterlassen dazu ermahnen es selber zu entfernen! Altpapier und Karton in Säcken oder Schachteln zur Sammelstelle bringen. Ebenfalls ist für Ordnung bei den Briefkästen zu sorgen (Zeitungen entsorgen, bei Bedarf Oberfläche reinigen).
Entlöhnung
Der aktuelle Lohn wurde von der VV am 8. September 2008 auf Fr. 35.00 pro Stunde Netto angesetzt.